In Polen kommen gleichlautende Personennamen und Unternehmensnamen häufig vor. Es kann ohne weiteres vorkommen, dass eine Jan Kowalski sp. z o. o. [GmbH] und eine „Jan Kowalski“ sp. z o. o. im Handelsregister mit derselben Sitzadresse eingetragen sind. Dabei handelt es sich aber um zwei verschiedene Gesellschaften. 

Was kann man tun, wenn man einen polnischen Geschäftspartner und/oder Schuldner hat, dessen Verbleib unbekannt ist, und man deshalb keine Klage zustellen oder nicht gegen diesen vollstrecken kann? 

I. PESEL, NIP und REGON

Es gibt in Polen sehr einfache und generell geübte Mittel, um Personen und wirtschaftlich tätige Rechtssubjekte auseinander zu halten.

Polnische Staatsbürger und Ausländer, die sich in Polen niedergelassen haben, werden durch die Geburtsnummer PESEL identifiziert. Jeder Pole erhält mit seiner Geburt eine 11-stellige Nummer, welche ihn eindeutig identifiziert. Diese PESEL Nummer ist z.B. auf dem Personalausweis, dem Reisepass oder dem Führerschein vermerkt. Ausländer erhalten diese Nummer mit ihrer Niederlassung in Polen. Die PESEL-Nummer findet sich  auf ihrer Aufenthaltskarte. 

Wer z.B. einen polnischen Arbeitnehmer einstellt, sollte dessen Personalausweis, Reisepass oder Führerschein kopieren. Dann hat er alle Daten, um diese Person zu identifizieren und in Polen ausfindig zu machen. .

Polnische Unternehmen haben eine NIP Nummer [Steuernummer] und REGON Nummer [statistische Nummer], und zwar unabhängig von Ihrer Rechtsträgerschaft (also egal ob einzelkaufmännisch, GmbH, OHG, etc.) Im Handelsregister eingetragene Gesellschaften haben zudem noch die Handelsregisternummer KRS. Jede dieser Nummern wird landesweit nur einmal vergeben.  

In Polen ist es zur Vermeidung von Verwechselungen zur stetigen Übung geworden, zumindest eine der Nummern NIP, REGON oder KRS von dem Geschäftspartner abzufragen und nachzuprüfen. Diese Nummern befinden sich üblicherweise auf Briefköpfen, Firmenstempeln und/oder Web Sites. 

Zudem muss eine Umsatzsteuer-Rechnung zwingend die NIP Nummer des Ausstellers enthalten. 

Natürliche Personen, die im Handelsregister etwa als Geschäftsführer, Prokurist, Aufsichtsratsmitglied oder Gesellschafter eingetragen sind, werden stets mit ihrer PESEL Nummer eingetragen. Eine Ausnahme gilt nur für Ausländer, die keine PESEL Nummer haben.

Will man nun zu der Jan Kowalski sp. z o. o. wissen, ob der Vorstand Jan Kowalski mit dem Gesellschafter Jan Kowalski identisch ist, so kann man das anhand der PESEL-Nummer feststellen. Sind die PESEL-Nummern identisch, handelt es sich um dieselbe Person.

So kann man z.B. zügig überprüfen,  ob der Gesellschafter Jan Kowalski der Jan Kowalski sp. z o. o. auch der Gesellschafter der „Jan Kowalski“ sp. z o. o. ist.

II. Auffinden von Rechtssubjekten

Was ist zu tun, wenn der polnische Arbeitnehmer, Bauhandwerker oder Kunde, gegen den man - etwa bereits titulierte – Ansprüche hat,  in Polen nicht mehr auffindbar ist und dieser auf Korrespondenz oder Anrufe an bekannte Adressen/Telefonnummern nicht mehr reagiert? 

1. KRS, CEIDG

In Polen sind das Handelsregister (KRS) und das Gewerberegister (CEIDG) landesweit organisiert und können online abgefragt werden. Die online Abfragen sind jeweils kostenfrei. 

Sind die Nummern NIP oder REGON eines Unternehmensträgers bekannt, lässt sich in beiden vorgenannten Registern online herausfinden, wo die Unternehmensträger ihren Sitz haben, wer sie vertritt, und wer an ihnen beteiligt ist. 

2. Zentrales Melderegister

Hilfreich ist auch, dass Polen ein landesweites Melderegister hat (Centrum Personalizacji Dokumentów bei dem Innenministerium in Warschau). 

Zu natürlichen Personen kann  man- tunlichst unter Angabe der PESEL Nummer - eine landesweite Meldeanfrage an jede Gemeinde- oder Stadtverwaltung in Polen  richten (egal, ob die gesuchte Person dort wohnt oder nicht). 

Es gibt leider keine online-Abfrage. Die Anfrage ist auf dem normalen Postwege zu stellen. 

Zusätzlich muss mit dem Antrag ein rechtliches Interesse an der Meldeauskunft (Bestehen einer Forderung, Existenz eines Vollstreckungstitels) glaubhaft gemacht werden. 

Die Gebühr beträgt zurzeit 62 PLN (ca. 14,50 EUR).

III. Quintessenz

Bei polnischen natürlichen Personen und Unternehmen lässt sich recht einfach feststellen, mit wem man es zu tun hat und was aus diesen geworden ist. Hierzu sollte  man die in Polen im Geschäftsverkehr üblicherweise mitgeteilten Daten (Steuernummer NIP, Statische Nummer REGON, Geburtsnummer PESEL) festhalten. 

Anhand dieser Identifikatoren kann man in teilweise online zugänglichen Registern die Identität, Rechtsverhältnisse sowie Sitz und Meldeadresse von Kontrahenten überprüfen oder ermitteln.